Ratgeber · Verkauf, Steuern & Recht
Übergabeprotokoll beim Hausverkauf: Inhalt, Checkliste und Vorlage.
Mit der Schlüsselübergabe gehen Risiko, Kosten und Nutzen des Hauses auf den Käufer über. Ein Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand das Haus übergeben wurde und wer ab wann welche Kosten trägt. Dieser Ratgeber zeigt, was hinein gehört, und enthält eine Vorlage.
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PersönlichEin Ansprechpartner bis zur Übergabe
Vor OrtSpiesergasse 20, Köln-Altstadt
03Auf einen Blick
Das Wichtigste in Kürze.
✓Mit der Übergabe gehen nach dem Gesetz die Gefahr einer zufälligen Beschädigung, die Nutzungen und die laufenden Lasten des Hauses auf den Käufer über.
✓Das Übergabeprotokoll dokumentiert Datum, Zählerstände, Schlüssel, übergebene Unterlagen, mitverkauftes Inventar und den Zustand des Hauses.
✓Beide Seiten unterschreiben das Protokoll; jede Partei erhält ein Exemplar, am besten mit datierten Fotos.
✓Eine Pflicht zum Übergabeprotokoll gibt es nicht, es verhindert aber Streit über Schäden, Nebenkosten und fehlende Schlüssel.
✓Nach der Übergabe sind Versorger, Gebäudeversicherung und bei vermieteten Häusern die Mieter zu informieren.
01Kurzantwort
Was ist ein Übergabeprotokoll und wozu brauchen Sie es?
Ein Übergabeprotokoll beim Hausverkauf hält fest, wann und in welchem Zustand das Haus an den Käufer übergeben wurde. Es enthält Zählerstände, Anzahl der Schlüssel, übergebene Unterlagen, mitverkauftes Inventar und sichtbare Mängel. Beide Parteien unterschreiben es. Ab diesem Tag trägt der Käufer Kosten und Risiko des Hauses.Ein Hausverkauf hat zwei Zeitpunkte, die oft verwechselt werden. Eigentümer wird der Käufer erst mit der Eintragung im Grundbuch. Den Besitz, also die tatsächliche Gewalt über das Haus, erhält er schon vorher mit der Übergabe (§ 854 BGB). Im Kaufvertrag heißt dieser Zeitpunkt meist Besitzübergang oder „Übergang von Besitz, Nutzen und Lasten“.Die Übergabe hat rechtliche Folgen (§ 446 BGB):
| Was geht über | Bedeutung für Verkäufer und Käufer |
|---|---|
| Gefahr des zufälligen Untergangs und der zufälligen Verschlechterung | Wird das Haus nach der Übergabe ohne Verschulden beschädigt, etwa durch einen Sturm, trägt der Käufer den Schaden |
| Nutzungen | Mieteinnahmen stehen ab der Übergabe dem Käufer zu |
| Lasten | Grundsteuer, Versicherung, Abfallgebühren und andere laufende Kosten trägt ab der Übergabe der Käufer |
Laufende Lasten werden nach der Dauer verteilt, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 103 BGB). Damit diese Abrechnung später stimmt, braucht es ein genaues Datum und genaue Zählerstände. Genau das leistet das Übergabeprotokoll.Gesetzlich vorgeschrieben ist das Protokoll nicht. Es ist aber das einzige Dokument, das den Zustand des Hauses am Tag der Übergabe festhält und das beide Seiten unterschrieben haben.
02Termin
Wann findet die Übergabe statt?
Den Termin bestimmt der Kaufvertrag. Üblich ist, dass die Übergabe erst erfolgt, wenn der Käufer den Kaufpreis vollständig gezahlt hat. Vorher teilt der Notar mit, dass alle Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen, etwa die Eintragung der Auflassungsvormerkung und die Löschungsunterlagen der Bank (Kaufpreisfälligkeit).
WichtigErst nach vollständiger Zahlung übergeben
Übergeben Sie das Haus als Verkäufer nicht vor dem vollständigen Zahlungseingang, es sei denn, der Kaufvertrag regelt das ausdrücklich. Wird eine frühere Übergabe gewünscht, etwa für Renovierungsarbeiten, sollte der Notar das im Vertrag absichern.
Planen Sie für den Termin ein bis zwei Stunden ein. Gehen Sie das Haus gemeinsam Raum für Raum ab, vom Keller bis zum Dach, und füllen Sie das Protokoll vor Ort aus.
Inhalt
Was gehört ins Übergabeprotokoll?
| Bereich | Was Sie festhalten | Warum |
|---|---|---|
| Beteiligte und Objekt | Namen, Anschrift des Hauses, Datum und Uhrzeit, Bezug auf den Kaufvertrag (Urkundennummer des Notars) | eindeutige Zuordnung |
| Zählerstände | Strom, Gas, Wasser, Wärmemengenzähler, Heizöl- oder Pelletstand, jeweils mit Zählernummer | Abrechnung mit Versorgern und zwischen den Parteien |
| Schlüssel | Anzahl je Art: Haustür, Wohnungstür, Keller, Garage, Briefkasten, Fenster, Tor, Fernbedienungen, Transponder | Sicherheit, Kosten bei Verlust |
| Unterlagen | Energieausweis, Baupläne, Bedienungsanleitungen, Wartungsnachweise, Garantieurkunden, bei Wohnungen Unterlagen der Eigentümergemeinschaft | der Käufer braucht sie für Betrieb und Wartung |
| Mitverkauftes Inventar | Einbauküche, Markisen, Möbel, Gartengeräte, wie im Kaufvertrag aufgeführt | Abgleich mit dem Vertrag |
| Zustand und Mängel | sichtbare Schäden je Raum, Funktion von Heizung, Fenstern, Türen, Sanitär | Beweis bei späterem Streit |
| Räumung | Haus geräumt und besenrein, Keller und Dachboden leer, Sperrmüll entfernt | Erfüllung der vertraglichen Pflicht |
| Sonstiges | offene Arbeiten, vereinbarte Nachbesserungen mit Frist, Ansprechpartner für Rückfragen | klare Absprachen |
| Unterschriften | Verkäufer und Käufer, Ort und Datum | Verbindlichkeit |
04Zählerstände
Warum sind die Zählerstände so wichtig?
Die Zählerstände sind der Punkt, an dem sich die Kosten von Verkäufer und Käufer trennen. Bis zur Übergabe zahlt der Verkäufer den Verbrauch, danach der Käufer. So gehen Sie vor:
Notieren Sie für jeden Zähler den Stand und die Zählernummer. Bei mehreren Zählern derselben Art jeden einzeln.Fotografieren Sie jeden Zähler mit Datum. Bei digitalen Zählern zeigt das Display oft mehrere Werte; halten Sie den abrechnungsrelevanten Wert fest.Bei Öl- oder Pelletheizung: Notieren Sie den Füllstand. Ob der Käufer den Restbestand bezahlt, regelt der Kaufvertrag; fehlt eine Regelung, sollten Sie sich im Protokoll einigen.Melden Sie sich als Verkäufer mit den Zählerständen beim Versorger ab, der Käufer meldet sich an.
Bei Eigentumswohnungen läuft die Heizkostenabrechnung oft über die Hausverwaltung. Teilen Sie ihr den Eigentümerwechsel und die Zählerstände der Wohnung mit.
05Mängel
Wie halten Sie Mängel richtig fest?
Für Mängel kommt es auf zwei Zeitpunkte an:
Bei Vertragsschluss: Kennt der Käufer einen Mangel schon beim Notartermin, hat er deswegen keine Rechte (§ 442 Abs. 1 BGB). Gebrauchte Häuser werden außerdem meist unter Ausschluss der Haftung für Sachmängel verkauft. Darauf kann sich der Verkäufer aber nicht berufen, wenn er einen Mangel arglistig verschwiegen hat (§ 444 BGB, Lexikon Arglist).Zwischen Notartermin und Übergabe: Bis zur Übergabe trägt der Verkäufer die Gefahr einer zufälligen Verschlechterung (§ 446 BGB). Entsteht in dieser Zeit ein neuer Schaden, etwa durch einen Wasserrohrbruch, liegt das Risiko grundsätzlich beim Verkäufer.
PraxistippMängel konkret beschreiben
Das Übergabeprotokoll zeigt deshalb, ob der Zustand bei der Übergabe dem Zustand bei Vertragsschluss entspricht. Schreiben Sie Mängel konkret auf: Raum, Bauteil, Art und Größe des Schadens. „Riss im Putz, Wohnzimmer Nordwand, ca. 30 cm“ ist besser als „kleine Schäden“. Ergänzen Sie datierte Fotos und vermerken Sie im Protokoll, dass sie dazugehören.
Ein Übergabeprotokoll ändert den Kaufvertrag nicht. Wer im Protokoll neue Zusagen macht, etwa „Verkäufer repariert die Dachrinne bis 30.11.“, sollte genau formulieren, was zugesagt ist. Größere Vereinbarungen gehören mit dem Notar abgestimmt.
06Nach der Übergabe
Was ist nach der Übergabe zu tun?
| Aufgabe | Wer | Grundlage |
|---|---|---|
| Versorger (Strom, Gas, Wasser, Fernwärme) über den Wechsel informieren | Verkäufer meldet ab, Käufer meldet an | Versorgungsverträge |
| Gebäudeversicherung über den Verkauf informieren | Verkäufer oder Käufer, unverzüglich | § 97 VVG |
| Energieausweis übergeben, falls noch nicht geschehen | Verkäufer | § 80 Abs. 4 GModG |
| Mieter über den neuen Vermieter informieren | Verkäufer und Käufer | § 566 BGB |
| Hausverwaltung und Eigentümergemeinschaft informieren | Verkäufer | Teilungserklärung, Verwaltervertrag |
| Grundsteuer zwischen den Parteien abrechnen | Verkäufer und Käufer | Kaufvertrag, § 103 BGB |
Gebäudeversicherung: Die Versicherung geht mit dem Eigentum auf den Käufer über (§ 95 VVG). Für die laufende Versicherungsperiode haften Verkäufer und Käufer gemeinsam für die Prämie. Der Käufer kann den Vertrag innerhalb eines Monats nach dem Erwerb kündigen (§ 96 Abs. 2 VVG). Bis zur Eigentumsumschreibung sollte der Versicherungsschutz deshalb unbedingt bestehen bleiben.Grundsteuer: Die Grundsteuer wird nach den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres festgesetzt (§ 9 GrStG). Die Stadt Köln schickt den Bescheid für das laufende Jahr deshalb weiter an den Verkäufer. Käufer und Verkäufer gleichen die Grundsteuer ab der Übergabe untereinander aus. Der Erwerber haftet neben dem Verkäufer für Grundsteuer seit Beginn des Vorjahres (§ 11 Abs. 2 GrStG).Energieausweis: Den Energieausweis muss der Verkäufer dem Käufer unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags übergeben (§ 80 Abs. 4 GModG, früher Gebäudeenergiegesetz). Beim Verkauf eines Wohngebäudes mit höchstens zwei Wohnungen muss der Käufer danach ein kostenloses informatorisches Beratungsgespräch zum Energieausweis führen, wenn ein solches angeboten wird. Mehr dazu im Ratgeber Energieausweis beim Verkauf.
07Vermietung
Was gilt beim Verkauf eines vermieteten Hauses?
Ist das Haus vermietet, tritt der Käufer in den Mietvertrag ein (§ 566 Abs. 1 BGB, Lexikon Kauf bricht nicht Miete). Auch die Mietkaution geht auf ihn über (§ 566a BGB). Ergänzen Sie das Protokoll deshalb um:
Mietverträge mit allen Nachträgen, Übergabeprotokolle der MieterHöhe und Anlageform der Kaution, Nachweis der ÜbertragungStand der Mietzahlungen und offene NebenkostenabrechnungenSchlüssel, die bei den Mietern sind
PraxistippMieter gemeinsam informieren
Zahlt ein Mieter nach dem Verkauf noch an den Verkäufer, ist das gegenüber dem Käufer nur begrenzt wirksam (§ 566c BGB). Ein gemeinsames Schreiben von Verkäufer und Käufer an die Mieter mit der neuen Bankverbindung beugt Missverständnissen vor. Mehr dazu in den Ratgebern Kauf bricht nicht Miete und Vermieter will Haus verkaufen.
08Vorlage
Vorlage: Übergabeprotokoll zum Ausfüllen.
Diese Felder gehören in Ihr Übergabeprotokoll. Übernehmen Sie sie in ein eigenes Dokument und drucken Sie es für den Termin aus.1. Objekt und Beteiligte
Anschrift des Hauses, Flur und Flurstück oder GrundbuchblattVerkäufer: Name, Anschrift, TelefonKäufer: Name, Anschrift, TelefonKaufvertrag vom …, Notar …, Urkundennummer …Datum und Uhrzeit der Übergabe
2. Zählerstände (je Zähler: Art, Zählernummer, Stand, Foto ja/nein)
Strom, ggf. Wärmepumpe oder PhotovoltaikGasWasser, ggf. GartenwasserFernwärme oder WärmemengenzählerHeizöl in Litern oder Pellets in Kilogramm
3. Schlüssel und Zugangsmittel (je Art: Anzahl übergeben)
Haustür, Nebeneingang, Keller, Garage, Briefkasten, Fenster, GartentorFernbedienungen, Transponder, Codes für Alarmanlage oder Tor
4. Übergebene Unterlagen (je Unterlage: ja/nein)
Energieausweis, Baupläne und Wohnflächenberechnung, BaugenehmigungBedienungsanleitungen, Wartungs- und Prüfnachweise (Heizung, Schornsteinfeger, Rauchwarnmelder)Garantieurkunden, Rechnungen für Modernisierungenbei Wohnungen: Teilungserklärung, Protokolle, Wirtschaftsplan, Kontaktdaten der Verwaltungbei Vermietung: Mietverträge, Kautionsnachweis, Nebenkostenabrechnungen
5. Mitverkauftes Inventar (laut Kaufvertrag, je Gegenstand: vorhanden ja/nein, Zustand)6. Zustand je Raum (Raum, Bauteil, Mangel, Foto-Nummer)7. Räumung
Haus geräumt und besenrein: ja/neinKeller, Dachboden, Garage, Garten geräumt: ja/nein
8. Vereinbarungen (was, wer, bis wann)9. Unterschriften Verkäufer, Käufer, Ort, Datum
Muster ohne Gewähr. Maßgeblich ist immer Ihr Kaufvertrag.
09Unsere Rolle
Wie homéa Sie unterstützt.
Bei einem Verkauf mit homéa bereiten wir die Übergabe mit Ihnen vor: Wir stellen die Unterlagen zusammen, die der Käufer erhält, und begleiten auf Wunsch den Übergabetermin mit unserem Protokoll. So sind Zählerstände, Schlüssel und Zustand vollständig dokumentiert.Mehr zum Ablauf finden Sie auf der Seite Immobilie verkaufen in Köln. Was Ihr Haus wert ist, zeigt Ihnen die Online-Bewertung.
Über die Autoren
Wer diesen Beitrag geschrieben hat.
Autor · Gesellschafter homéaErten Dörter
Seit über 20 Jahren am Immobilienmarkt des Rheinlands. Als langjähriger Lizenzpartner von Engel & Völkers hat er zahlreiche Standorte in der Kölner Region aufgebaut und über 1.000 Transaktionen mit rund 500 Mio. € Volumen verantwortet.
Redaktion · Gesellschafterin homéaMehtap Seleserpe
Diplom-Volkswirtin und seit 15 Jahren als Unternehmensberaterin tätig – mit einer langjährigen Leidenschaft für Immobilien. Ihre analytische, strukturierte Arbeitsweise bringt sie bei homéa in jeden Verkaufsprozess ein.
Quellen
Worauf dieser Ratgeber beruht.
Alle Quellen abgerufen am 26.10.2026. Dieser Ratgeber informiert allgemein, Stand Oktober 2026, und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist immer Ihr Kaufvertrag.
FAQ
Fragen zum
Übergabeprotokoll.
Etwas nicht dabei? Rufen Sie an — 0221 77 71 38 66 — oder schreiben Sie uns.
Ist ein Übergabeprotokoll beim Hausverkauf Pflicht?
Nein, das Gesetz schreibt kein Übergabeprotokoll vor. Es ist trotzdem sehr zu empfehlen, weil es als einziges Dokument den Zustand des Hauses, die Zählerstände und die übergebenen Schlüssel am Tag der Übergabe festhält. Kommt es später zu Streit über Schäden oder Nebenkosten, hilft das von beiden unterschriebene Protokoll als Beweis.
Wann findet die Übergabe beim Hausverkauf statt?
Den Termin legt der Kaufvertrag fest. Üblich ist die Übergabe, sobald der Käufer den Kaufpreis vollständig gezahlt hat. Vorher bestätigt der Notar, dass die Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen. Eigentümer wird der Käufer erst später mit der Eintragung im Grundbuch, den Besitz erhält er schon mit der Übergabe.
Was passiert mit Schäden nach dem Notartermin, aber vor der Übergabe?
Bis zur Übergabe trägt der Verkäufer die Gefahr einer zufälligen Verschlechterung des Hauses, so regelt es § 446 BGB. Entsteht in dieser Zeit ein neuer Schaden, etwa durch Sturm oder einen Rohrbruch, muss der Verkäufer sich darum kümmern. Prüfen Sie, ob Ihre Gebäudeversicherung den Schaden übernimmt, und informieren Sie den Käufer.
Wer zahlt die Grundsteuer im Jahr des Verkaufs?
Die Stadt setzt die Grundsteuer nach den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres fest. Den Bescheid für das laufende Jahr erhält deshalb weiter der Verkäufer. Käufer und Verkäufer teilen die Grundsteuer ab dem Übergabetag untereinander auf. Wie genau, regelt in der Regel der Kaufvertrag.
Was passiert mit der Gebäudeversicherung beim Hausverkauf?
Die Gebäudeversicherung geht mit dem Eigentum auf den Käufer über. Der Verkauf muss dem Versicherer unverzüglich angezeigt werden. Der Käufer kann den Vertrag innerhalb eines Monats nach dem Erwerb kündigen. Bis dahin sollte der Versicherungsschutz bestehen bleiben, damit das Haus jederzeit versichert ist.
Muss das Haus bei der Übergabe besenrein sein?
Das hängt vom Kaufvertrag ab. Meist ist vereinbart, dass das Haus geräumt und besenrein übergeben wird. Besenrein bedeutet in der Praxis: keine Möbel oder Gegenstände, die nicht mitverkauft sind, und grob gereinigte Böden. Halten Sie im Protokoll fest, ob Keller, Dachboden, Garage und Garten geräumt sind.
Was gehört bei einer Eigentumswohnung zusätzlich ins Protokoll?
Ergänzen Sie die Unterlagen der Eigentümergemeinschaft: Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan und die Kontaktdaten der Hausverwaltung. Notieren Sie Schlüssel für Gemeinschaftsräume und den Stand der Wärmemengen- oder Heizkostenzähler, damit die Verwaltung die Heizkosten richtig zwischen Verkäufer und Käufer aufteilen kann. Informieren Sie die Verwaltung schriftlich über den Übergabetag.
Wer bekommt das Übergabeprotokoll?
Verkäufer und Käufer erhalten je ein unterschriebenes Exemplar, am besten mit den zugehörigen Fotos. Bewahren Sie das Protokoll zusammen mit dem Kaufvertrag auf, mindestens so lange, bis alle Abrechnungen mit Versorgern und Verwaltung erledigt sind. Bei vermieteten Häusern ist es sinnvoll, auch die Hausverwaltung über Zählerstände und Übergabetag zu informieren.
Kann der Käufer nach der Übergabe noch Mängel geltend machen?
Das hängt vom Kaufvertrag ab. Gebrauchte Häuser werden meist unter Ausschluss der Haftung für Sachmängel verkauft. Der Ausschluss gilt nicht, wenn der Verkäufer einen Mangel arglistig verschwiegen hat. Mängel, die der Käufer beim Notartermin kannte, kann er nicht mehr geltend machen. Das Protokoll zeigt, welcher Zustand bei der Übergabe bestand.
Ihr nächster Schritt
Beginnen Sie mit dem Wert.
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