Ratgeber · Verkauf, Steuern & Recht
Checkliste Hausverkauf: alle Unterlagen im Überblick.
Wer ein Haus verkaufen möchte, braucht eine ganze Reihe von Unterlagen. Käufer wollen das Objekt prüfen, die Bank des Käufers braucht Nachweise für die Finanzierung, und der Notar benötigt Angaben für den Kaufvertrag. Diese Checkliste zeigt, welche Dokumente Sie bereithalten sollten, wo Sie sie bekommen und wann sie gebraucht werden.
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PersönlichEin Ansprechpartner bis zur Übergabe
Vor OrtSpiesergasse 20, Köln-Altstadt
Auf einen Blick
Das Wichtigste in Kürze.
✓Am wichtigsten sind Grundbuchauszug, Flurkarte, Energieausweis, Grundrisse mit Wohnflächenberechnung und Baubeschreibung.
✓Den Energieausweis müssen Sie Kaufinteressenten spätestens bei der Besichtigung vorlegen und dem Käufer nach Abschluss des Kaufvertrags unverzüglich übergeben.
✓Bei einer Eigentumswohnung kommen Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Beschluss-Sammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht hinzu.
✓Ist das Haus vermietet, brauchen Käufer Mietverträge und Nachweise zur Miethöhe, denn sie treten in die Mietverhältnisse ein.
✓Flurkarte und Baulasten-Negativattest gibt es in Köln online; für Bauakte, Verwaltungsunterlagen und Bescheinigungen der Stadt planen Sie mehr Vorlauf ein.
01Kurzantwort
Hausverkauf Checkliste: Welche Unterlagen brauchen Sie?
Eine Hausverkauf Checkliste umfasst vier Gruppen von Unterlagen: Eigentum und Grundstück (Grundbuchauszug, Flurkarte), Gebäude (Energieausweis, Grundrisse, Wohnflächenberechnung, Baupläne), laufende Kosten (Grundsteuer, Versicherung, Nebenkosten) und Sonderfälle wie Mietverträge, Erbschein oder WEG-Unterlagen. Sammeln Sie diese vor der Vermarktung, damit Käufer, Bank und Notar zügig arbeiten können.
02Grundlagen
Warum brauchen Sie so viele Unterlagen?
Unterlagen erfüllen beim Hausverkauf drei Aufgaben:
Für Käufer: Sie wollen wissen, was sie kaufen. Vollständige Unterlagen schaffen Vertrauen und verkürzen Rückfragen.Für die Bank des Käufers: Sie bewertet das Haus als Sicherheit für den Kredit und braucht dafür Pläne, Flächen und Grundbuchdaten.Für den Notar: Er braucht die Grundbuchdaten, Angaben zu Belastungen und die Personalien der Beteiligten für den Kaufvertrag.
WichtigBekannte Mängel offenlegen
Unterlagen schützen auch Sie. Bekannte Mängel sollten Sie offenlegen. Auf einen vereinbarten Haftungsausschluss kann sich ein Verkäufer nicht berufen, soweit er einen Mangel arglistig verschwiegen oder eine Garantie für die Beschaffenheit übernommen hat (§ 444 BGB). Wer sauber dokumentiert, was bekannt ist und was offengelegt wurde, vermeidet späteren Streit.
03Eigentum & Grundstück
Welche Unterlagen brauchen Sie zu Eigentum und Grundstück?
| Unterlage | Wofür | Wo erhältlich (in Köln) |
|---|---|---|
| Aktueller Grundbuchauszug | Eigentümer, Belastungen wie Grundschulden, Wege- oder Wohnrechte | Grundbuchamt beim Amtsgericht, in Köln Amtsgericht Köln, Abteilung II; Einsicht mit berechtigtem Interesse (§ 12 GBO) |
| Flurkarte (Liegenschaftskarte) | Lage und Grenzen des Grundstücks, Gebäude und Nutzung | Katasteramt; in Köln Amt für Liegenschaften, Vermessung und Kataster, als PDF über Flurkarte Online (15 Euro) |
| Auszug aus dem Baulastenverzeichnis | Öffentlich-rechtliche Verpflichtungen, z. B. Abstandsflächen; sie wirken auch gegenüber dem Käufer | Bauaufsichtsbehörde (§ 85 BauO NRW); in Köln führt das Amt für Liegenschaften, Vermessung und Kataster das Verzeichnis, Negativattest über Baulasten Online (15 Euro) |
| Erschließungsbeitragsbescheinigung | Ob Beiträge bezahlt sind, noch anfallen oder offen sind | Stadt; in Köln Bauverwaltungsamt, gebührenpflichtig ab 70 Euro |
| Auskunft aus dem Altlastenkataster | Hinweise auf altlastverdächtige Flächen und Altlasten | Umweltbehörde der Stadt; in Köln Auskunft zu Altlasten, einfache Ja/Nein-Anfrage kostenfrei |
| Unterlagen zu eingetragenen Rechten | Inhalt von Wohnrecht, Nießbrauch, Leitungsrecht | Notar oder Grundbuchamt (Bewilligungen in den Grundakten) |
| Löschungsbewilligung der Bank | Löschung einer Grundschuld | Ihre Bank, siehe Grundschuld löschen |
Kölner Stellen und Gebühren laut Stadt Köln, abgerufen am 06.11.2026. Für Baulasten- und Grundbuchauskünfte müssen Sie ein berechtigtes Interesse darlegen; als Eigentümer haben Sie es.
04Gebäude
Welche Unterlagen brauchen Sie zum Gebäude?
| Unterlage | Wofür |
|---|---|
| Energieausweis | Pflicht beim Verkauf, Angaben für Exposé und Käufer |
| Grundrisse, Schnitte, Ansichten | Raumaufteilung, Planung von Käufern und Bank |
| Wohnflächenberechnung | Grundlage für den Preis je Quadratmeter, etwa berechnet nach der Wohnflächenverordnung |
| Baubeschreibung | Bauweise, Materialien, Ausstattung |
| Baugenehmigung und Abnahmen | Nachweis, dass Haus und Anbauten genehmigt sind |
| Nachweise über Modernisierungen | Rechnungen, Garantien, Datum der Arbeiten |
| Schornsteinfegerprotokoll und Heizungsunterlagen | Zustand und Alter der Heizung |
| Fotos | Exposé und Online-Inserat |
WichtigEnergieausweis vor dem ersten Termin
Wird ein bebautes Grundstück verkauft, ist ein Energieausweis auszustellen, wenn nicht bereits ein gültiger vorliegt (§ 80 Abs. 3 Satz 1 GModG; Gebäudemodernisierungsgesetz, früher GEG). Sie müssen ihn potenziellen Käufern spätestens bei der Besichtigung vorlegen und dem Käufer nach Abschluss des Kaufvertrags unverzüglich übergeben (§ 80 Abs. 4 GModG).
Für Wohngebäude mit weniger als fünf Wohnungen, deren Bauantrag vor dem 1. November 1977 gestellt wurde, ist nach geltendem Recht ein Bedarfsausweis nötig, es sei denn, das Haus erreicht das Niveau der Wärmeschutzverordnung von 1977 (§ 80 Abs. 3 Satz 2 und 3 GModG). Bei Häusern mit höchstens zwei Wohnungen muss der Käufer nach Übergabe ein informatorisches Beratungsgespräch zum Energieausweis führen, wenn ein solches unentgeltlich angeboten wird (§ 80 Abs. 4 Satz 6 GModG). Beide Regeln gelten bis zum 31. Dezember 2026; zum 1. Januar 2027 werden die Vorschriften zum Energieausweis neu gefasst, Vorlage und Übergabe bleiben Pflicht (BGBl. 2026 I Nr. 226, Art. 2 und Art. 9 Abs. 2). Ausgenommen sind kleine Gebäude und bis Ende 2026 Baudenkmäler (§ 79 Abs. 4 GModG). Mehr dazu im Ratgeber Energieausweis beim Verkauf.
PraxistippFehlende Baupläne beschaffen
Fehlen alte Baupläne? Bei älteren Häusern sind Pläne oft nicht mehr vollständig vorhanden. Kopien können Sie meist bei der Bauaufsicht aus der Bauakte anfordern. In Köln sehen Eigentümer und schriftlich Bevollmächtigte archivierte Bauakten nach Terminvereinbarung ein; die Bereitstellung kostet ab 33 Euro, Kopien 1 Euro je DIN-A4-Seite. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein. Liegt keine Wohnflächenberechnung vor, kann ein Architekt oder Vermesser die Flächen neu aufnehmen.
Ob alle Anbauten genehmigt sind und was bei fehlender Genehmigung gilt, erklärt der Ratgeber Bauen ohne Genehmigung in NRW.
05Laufende Kosten
Welche Unterlagen brauchen Sie zu laufenden Kosten?
Grundsteuerbescheid der StadtAbrechnung der GebäudeversicherungAbrechnungen für Strom, Gas oder Fernwärme, Wasser und AbwasserMüllgebühren- und StraßenreinigungsbescheidWartungsverträge, etwa für Heizung oder AufzugBei laufendem Kredit: aktuelle Restschuld und Angaben zur Zinsbindung, siehe Vorfälligkeitsentschädigung
Die Grundsteuer wird nach den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres festgesetzt und entsteht mit dem Jahresbeginn (§ 9 GrStG). Wer sie im Verkaufsjahr anteilig trägt, regeln Käufer und Verkäufer im Kaufvertrag, meist ab dem Übergang von Nutzen und Lasten.
06Eigentumswohnung
Was brauchen Sie zusätzlich bei einer Eigentumswohnung?
| Unterlage | Wofür | Wo erhältlich |
|---|---|---|
| Teilungserklärung mit Aufteilungsplan | Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum, Nutzungsregeln (§ 8, § 7 Abs. 4 WEG) | Grundbuchamt oder Verwaltung |
| Gemeinschaftsordnung | Regeln der Eigentümergemeinschaft, etwa Sondernutzungsrechte | wie oben |
| Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre | Beschlüsse, geplante Sanierungen | Verwaltung |
| Beschluss-Sammlung | Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen, die nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind (§ 24 Abs. 7 WEG) | Verwaltung |
| Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung | Hausgeld, Rücklagen, Nachzahlungen (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG) | Verwaltung |
| Vermögensbericht | Stand der Rücklagen (§ 28 Abs. 4 WEG) | Verwaltung |
| Zustimmung zur Veräußerung, falls vereinbart | Manche Teilungserklärungen verlangen sie, meist durch den Verwalter; ohne sie bleibt der Kaufvertrag unwirksam (§ 12 WEG) | Verwaltung |
Gut zu wissenWorauf Wohnungskäufer achten
Für Käufer einer Wohnung sind Protokolle und Rücklagen besonders wichtig. Daraus ergibt sich, ob teure Sanierungen anstehen und ob dafür genug angespart wurde.
Mehr zum Verkauf einer Eigentumswohnung lesen Sie unter Wohnung verkaufen in Köln.
07Vermietetes Haus
Was brauchen Sie bei einem vermieteten Haus?
Wer ein vermietetes Haus verkauft, gibt die Mietverhältnisse an den Käufer weiter. Der Käufer tritt anstelle des Vermieters in die Rechte und Pflichten aus dem Mietverhältnis ein, die sich während der Dauer seines Eigentums ergeben (§ 566 Abs. 1 BGB, Kauf bricht nicht Miete). Das gilt auch für Mietkautionen (§ 566a BGB). Halten Sie deshalb bereit:
alle Mietverträge mit NachträgenNachweise über Mieterhöhungen und deren Begründungdie letzte Betriebskostenabrechnungeine Mieterliste mit Fläche, Nettokaltmiete und NebenkostenAngaben zu Mietkautionen
Wie sich Mieten in Köln einordnen lassen, erklärt das Lexikon unter Mietspiegel. Mehr zum Verkauf mit Mietern lesen Sie in den Ratgebern Vermieter will Haus verkaufen und Kauf bricht nicht Miete.
08Geerbtes Haus
Was brauchen Sie bei einem geerbten Haus?
Wer ein geerbtes Haus verkaufen will, muss nachweisen, dass er verkaufen darf. In der Regel geschieht das über einen Erbschein oder ein Europäisches Nachlasszeugnis. Beruht die Erbfolge auf einem notariellen Testament oder Erbvertrag, genügt meist diese Urkunde mit der Niederschrift über die Eröffnung. Damit lassen sich die Erben als Eigentümer ins Grundbuch eintragen (§ 35 Abs. 1 GBO). Bei mehreren Erben können diese nur gemeinsam über das Haus verfügen, alle müssen also mitwirken (§ 2040 Abs. 1 BGB). Mehr dazu in den Ratgebern Erbengemeinschaft: Haus verkaufen und Erbimmobilie verkaufen.
09Zeitplan
Wann brauchen Sie welche Unterlagen?
| Zeitpunkt | Unterlagen |
|---|---|
| Vor der Bewertung | Grundbuchauszug, Flurkarte, Wohnflächenberechnung, Baujahr, Modernisierungen |
| Für Exposé und Inserat | Energieausweis, Grundrisse, Fotos, Angaben zu Kosten |
| Für die Besichtigung | Energieausweis (Vorlagepflicht), Grundrisse, Nebenkosten |
| Für die Bank des Käufers | Grundbuchauszug, Flurkarte, Pläne, Wohnfläche, Baubeschreibung, bei Wohnungen Teilungserklärung |
| Für den Notar | Grundbuchdaten, Personalien, Angaben zu Belastungen, Löschungsunterlagen |
| Nach dem Kaufvertrag | Energieausweis oder Kopie unverzüglich an den Käufer übergeben |
| Bei der Übergabe | Schlüssel, Zählerstände, Bedienungsanleitungen, siehe Übergabeprotokoll |
Was der Notartermin kostet und wer welche Kosten trägt, lesen Sie im Ratgeber Notarkosten beim Hausverkauf. Den gesamten Ablauf vom ersten Gespräch bis zur Übergabe beschreibt die Seite Verkaufsprozess.
10Unsere Rolle
Wie homéa Sie unterstützt.
Wenn Sie Ihr Haus in Köln mit homéa verkaufen, gehen wir die Checkliste gemeinsam mit Ihnen durch und sehen, welche Unterlagen fehlen. Mit Ihrer Vollmacht können wir viele Dokumente bei Ämtern und der Verwaltung anfordern.Mehr zum Ablauf lesen Sie unter Immobilie verkaufen in Köln und auf der Seite Unterlagen für den Verkauf. Wie viel Ihr Haus wert ist, sehen Sie in einer ersten Einschätzung über die Online-Bewertung.
Über die Autoren
Wer diesen Beitrag geschrieben hat.
Autor · Gesellschafter homéaErten Dörter
Seit über 20 Jahren am Immobilienmarkt des Rheinlands. Als langjähriger Lizenzpartner von Engel & Völkers hat er zahlreiche Standorte in der Kölner Region aufgebaut und über 1.000 Transaktionen mit rund 500 Mio. € Volumen verantwortet.
Redaktion · Gesellschafterin homéaMehtap Seleserpe
Diplom-Volkswirtin und seit 15 Jahren als Unternehmensberaterin tätig – mit einer langjährigen Leidenschaft für Immobilien. Ihre analytische, strukturierte Arbeitsweise bringt sie bei homéa in jeden Verkaufsprozess ein.
Quellen
Worauf dieser Ratgeber beruht.
Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG, früher GEG): §§ 79, 80, Fassung vom 23.07.2026Gesetz vom 23.07.2026, BGBl. 2026 I Nr. 226 (Art. 2 und Art. 9: Neufassung der §§ 79–83 GModG zum 01.01.2027)Grundbuchordnung: §§ 12, 35Wohnungseigentumsgesetz: §§ 7, 8, 12, 24, 28Bürgerliches Gesetzbuch: §§ 444, 566, 566a, 2040Grundsteuergesetz: § 9Wohnflächenverordnung (WoFlV)Landesbauordnung NRW 2018: § 85 (Baulasten, Baulastenverzeichnis)Stadt Köln: Flurkarte OnlineStadt Köln: Baulastenverzeichnis und Baulasten OnlineStadt Köln: Auskunft zu AltlastenStadt Köln: ErschließungsbeitragsbescheinigungStadt Köln: Archivierte Bauakten einsehen
Alle Quellen abgerufen am 06.11.2026. Dieser Ratgeber informiert allgemein, Stand November 2026, und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Welche Unterlagen im Einzelfall nötig sind, klären Sie mit dem Notar und gegebenenfalls mit der Bank des Käufers. Gebühren der Stadt Köln nach dem Stand der genannten Seiten; sie können sich ändern.
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FAQ
Fragen zur
Checkliste Hausverkauf.
Etwas nicht dabei? Rufen Sie an — 0221 77 71 38 66 — oder schreiben Sie uns.
Welche Unterlagen brauche ich unbedingt für den Hausverkauf?
Unverzichtbar sind ein aktueller Grundbuchauszug, die Flurkarte, ein gültiger Energieausweis, Grundrisse mit Wohnflächenberechnung und eine Baubeschreibung. Dazu kommen Angaben zu laufenden Kosten wie Grundsteuer und Versicherung. Bei einer Wohnung brauchen Sie zusätzlich Teilungserklärung, Protokolle und Abrechnungen der Eigentümergemeinschaft. Sammeln Sie alles vor dem Start der Vermarktung.
Wo bekomme ich einen Grundbuchauszug?
Beim Grundbuchamt des Amtsgerichts, in dessen Bezirk das Haus liegt, in Köln beim Amtsgericht Köln. Als Eigentümer haben Sie das nötige berechtigte Interesse. Viele Notare können ebenfalls einen Auszug abrufen. Für die Vermarktung genügt meist ein einfacher Auszug, er sollte aber aktuell sein, damit alle Belastungen stimmen.
Ist der Energieausweis beim Hausverkauf Pflicht?
In der Regel ja. Beim Verkauf eines bebauten Grundstücks ist ein Energieausweis auszustellen, wenn kein gültiger vorliegt. Sie müssen ihn spätestens bei der Besichtigung vorlegen und dem Käufer nach Abschluss des Kaufvertrags unverzüglich übergeben. Ausgenommen sind kleine Gebäude und bis Ende 2026 Baudenkmäler. Für ältere Wohngebäude mit weniger als fünf Wohnungen ist bis Ende 2026 in vielen Fällen ein Bedarfsausweis nötig.
Was mache ich, wenn alte Baupläne fehlen?
Fordern Sie bei der Bauaufsicht der Stadt eine Kopie der Bauakte an. Dort sind Baugenehmigung und Pläne in der Regel archiviert. In Köln sehen Eigentümer archivierte Bauakten nach Terminvereinbarung ein, Kopien kosten 1 Euro je DIN-A4-Seite. Fehlen die Pläne ganz, kann ein Architekt das Haus neu aufmessen und Grundrisse sowie eine Wohnflächenberechnung erstellen.
Welche Unterlagen braucht die Bank des Käufers?
Die Bank bewertet das Haus als Sicherheit. Sie verlangt meist Grundbuchauszug, Flurkarte, Grundrisse, Wohnflächenberechnung, Baubeschreibung und Fotos, bei Wohnungen auch die Teilungserklärung. Je vollständiger Sie diese Unterlagen bereithalten, desto schneller kann der Käufer seine Finanzierung zusagen lassen. Fehlende Unterlagen verzögern oft den Notartermin.
Welche zusätzlichen Unterlagen brauche ich bei einer Eigentumswohnung?
Teilungserklärung mit Aufteilungsplan, Gemeinschaftsordnung, Protokolle der Eigentümerversammlungen, Beschluss-Sammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht. Diese Unterlagen bekommen Sie von der Hausverwaltung. Käufer achten besonders auf geplante Sanierungen und auf die Höhe der Rücklagen. Fordern Sie die Unterlagen früh an, weil die Verwaltung dafür Zeit braucht.
Was brauche ich, wenn das Haus vermietet ist?
Alle Mietverträge mit Nachträgen, Nachweise über Mieterhöhungen, die letzte Betriebskostenabrechnung, eine Mieterliste und Angaben zu Kautionen. Der Käufer tritt in die Mietverhältnisse ein, auch in die Rechte und Pflichten aus den Kautionen. Deshalb will er genau wissen, welche Vereinbarungen bestehen und wie hoch die Mieten sind.
Was brauche ich, wenn ich ein geerbtes Haus verkaufe?
Einen Nachweis über das Erbrecht, meist einen Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsniederschrift. Damit werden die Erben ins Grundbuch eingetragen. Mehrere Erben können über das Haus nur gemeinsam verfügen, alle müssen also mitwirken. Die übrigen Unterlagen zum Haus sind dieselben wie bei jedem anderen Verkauf.
Wie lange dauert es, alle Unterlagen zu beschaffen?
Viele Dokumente haben Sie schon zu Hause. Flurkarte und Baulasten-Negativattest erhalten Sie in Köln online sofort als PDF. Bauakteneinsicht, Bescheinigungen der Stadt und Unterlagen der Hausverwaltung brauchen dagegen Termine und Bearbeitungszeit. Beginnen Sie deshalb früh, am besten schon vor der Bewertung. Fehlt ein Energieausweis, lassen Sie ihn rechtzeitig vor der ersten Besichtigung erstellen.
Muss ich bekannte Mängel in den Unterlagen angeben?
Bekannte Mängel sollten Sie offenlegen. Ein vereinbarter Haftungsausschluss schützt nicht, soweit ein Mangel arglistig verschwiegen wurde. Dokumentieren Sie, welche Mängel bekannt sind und dass Sie den Käufer informiert haben. Das schützt beide Seiten und vermeidet späteren Streit über den Zustand des Hauses.
Ihr nächster Schritt
Unterlagen beisammen? Dann beginnen Sie mit dem Wert.
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